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WEB会議に参加してみて

2021/1/6

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新年明けましておめでとうございます。
本年も変わらずよろしくお願いいたします。

日本クレアス税理士法人 大阪本部の中谷です。

新型コロナウイルス感染症の流行から早1年が経とうとしています。
この1年で世の中のたくさんのことが様変わりしました。
その一つに会議の進め方が挙げられるのではないでしょうか。
これまでは会議室等に一堂に会し、紙の資料を手に、会議が進行されていました。

ところが、新型コロナウイルス感染症の影響により、移動や会合が制限され、
従来どおり、会議を行うことができなくなってしましました。

新型コロナウイルス感染症の流行以降、弊社でもWEB会議が積極的に行われています。

WEB会議に参加して感じたことがいくつかあります。

WEB会議のメリット
1.感染リスクなし
  対面ではないので、感染リスクを考えずに進められます。
2.資料の電子化
  事前に郵送することも可能ですが、メール等で資料を送ることで、
印刷封入の手間や郵送の時間差や受取確認が不要になります。
また、データのまま使用する場合は、省スペースにもなります。
3.移動時間のカット
  社内や自宅などから会議に参加できるため、移動時間なしとなります。
  渋滞や公共交通機関の遅れに巻き込まれることがなくなります。

WEB会議のデメリット
1.機材がない
  初めてWEB会議に参加しようとすると、必ずぶつかる壁です。
2.アプリケーションの使い方が分からない
  こちらも初めて使う方はどこにどのボタンがあるか、どうすればつながるのか
  使い慣れるというのはなかなかのハードルかもしれません。
  公益法人の役員や職員さんは年齢層が高い方もいらっしゃるので、
  パソコンはあっても、という方が多いかもしれません
3.インターネット環境
  職場ではインターネット環境が整っていても、自宅はそうとは限りません
  つながるけど回線が弱い、不安定などで接続がうまくできないことも
  あり、会議に参加することもままならない場合もあります。
4.議事の進行が難しい
  議長や進行役がいる場合であっても、発言者が複数いる場合は、
  一度にたくさんの方が話し出すと収拾を付けるのは
  非常に困難です。
  会議の進行を行う場合は、場数を踏んでおく必要があると思いました。

デメリットへの対処方法は場合によって様々ですが、
接続テストは事前に必ず行っておくべきかと思います。
自身の使用しているパソコンが対応していないアプリケーションが
使用される場合もあるかもしれません。

何事も事前の準備が大切だと実感しました。

まだまだ新型コロナウイルス感染症の影響と留まることを知りません。
新しい生活様式や新しい仕事の進め方など、従来通りできないことも
当面続くと考え、準備を進め、対応していくことになると思います。

公益法人の役職員の方で、会議のツールや進め方にお困りの場合は、
弊社公益法人担当者へお気軽にお問い合わせください。

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