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Web会議 議事録の書き方

2021/1/31

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みなさん、こんにちは。
日本クレアス税理士法人の森です。

新型コロナウイルス感染症の流行が深刻になって参りました。
大阪では1/24~2/7の期間で緊急事態宣言が発令されます。
今年も昨年同様、理事会等をWEBで開催するところも多いのではないでしょうか。

今回は、WEB会議を行った際の議事録の簡単な書き方についてまとめました。
具体的には以下の通りです(今回は実務的に多い理事会と評議員会のみの記載とさせていただきます。)。

理事会
1. 議事録作成及び記名押印
理事会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、
議事録が書面をもって作成されているときは、出席した理事(定款で議事録に署名し、
又は記名押印しなければならない者を当該理事会に出席した代表理事とする旨の定めがある場合にあっては、当該代表理事)及び監事は、これに署名し、または記名押印しなければならない。
2. 主な記載事項
理事会が開催された日時及び場所、理事会の議事の経過の要領及びその結果、
他一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則第15条3.に掲げる事項

評議会
1. 議事録作成
評議会の議事については法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
評議員会の議事録は、書面又は電磁的記録をもって作成しなければならない。
2.  主な記載事項
評議員会が開催された日時及び場所、評議員会の議事の経過の要領及びその結果、
他一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則第60条3.に掲げる事項

上述の基本事項は押さえた上で次の点について注意しましょう。

WEB会議を用いて理事会(評議員会)を開催した旨の記述や、WEB会議システムにより、
出席者の音声と映像が即座に他の出席者に伝わり、
適時的確な意見表明が互いにできる仕組みとなっていることが確認されて、
議案の審議に入った旨の記述。

以上を踏まえて議事録作成をすすめていくと良いでしょう。

また、新型コロナウイルス感染症の流行をうけ昨年内閣府より
以下のような文面が公表されております。
今般の新型コロナウイルス感染症に伴う影響のように、やむをえない事由により、
当初予定していた時期に開催できない場合、
その状況が解消された後合理的な期間内に開催していただければ、行政庁としては、
その状況を斟酌して対応いたします。
なお、これらの会議は以下の方法によっても開催できますので、ご検討ください。
Web会議、テレビ会議、電話会議など(一部省略)

 以前は、理事や評議員の遠方所在等を理由として開催されることが多かったWEB会議と思いますが、コロナ禍における通常開催の代替として1度検討してみてはいかがでしょうか。

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