医療・歯科・介護福祉業界の経営支援に強い大阪の公認会計士・税理士事務所

大阪市中央区　日本クレアス税理士法人大阪本部　愛甲　です。
本日は、「窓口会計の不正」というテーマでブログを書かせて頂きます。
窓口会計における不正を防ぐためには、そもそも不正が起こる状況を作らない仕組みづくりが必要です。今回はそのお役立てになるよう、窓口会計のチェックシートを記載させて頂きます。

窓口会計チェックシート
(1)レジがあり、日計表がある場合
レジの１日収入額と、日計表の1日の収入合計を、毎日照合する（照合担当者は日計表に署名する）
一日の間にも、時間帯で担当者が変わる場合、その時点で仮締めをして、現金残高を合わせる。１円でも合わなければ、原因追究をし、過不足ある場合、報告書 （別紙フォーマット参照）を提出させる。レジペーパーは必ず発行する。現金との照合は、複数の人が実施する（単独実施は不正が生まれやすい）

(2)レセコンから、負担金請求書を打ち出し、領収書に代える場合
レセコンの1日収入額と、日計表の1日の収入合計を毎日照合する。

(3)月計表の点検
月計表作成担当者は、月計表作成後、他の担当者が、点検し、署名する。（日計表から、月計表の転記を故意に誤るケースがある）

(4)銀行入金
窓口現金は、全額銀行へ、診療日毎に入金する（ＡＴＭが遠方など、まとめ入金もやむをえないこともあるが、診療日ごとの入金を行なうほうが、故意に入金した場合に発見しやすい）
(5)従業員に入金をまかせる場合
従業員に入金をまかせる場合、窓口収入入金帳（別紙フォーマット参照）を記帳させて、必ず、後日通帳入金額と照合する。（窓口収入の一部を、横領し一部を入金しないことがある）
(6)院長への現金渡し
院長又は、奥様が、窓口収入を受けとる場合は、受渡し時に、現金を必ず確認する。封筒の表書きより現金が不足していても「現金はその場限り」で、責任を問えない。院長渡しの封筒には、日付・金額・担当者名を記入する（別紙フォーマット参照）

(7)抜き打ちチェック
院長が、随時、抜き打ちで、日計表や残高試算表をチェックする。（院内に緊張感が生じ不正の抑止に繋がる）

(8)小口現金
小口現金は、別途、定額を補充し、従業員に小口現金出納帳を記帳させて、管理させる。窓口負担金の収入を、経費の支払に充てることを行なうと、間違いのもとであり、禁止する。
(9)手書きの領収書を使用する場合
領収書用紙は、必ず院長の了解を得て、購入する。 従業員に冊子が足りなくなったからといって、勝手に購入させない。 領収書用紙は複写式のものを使い、書き損じ分は、処分せずに、×印を記入し、控えの頁とともに保管する。領収書は、連番を付し、厳重に管理する。（勝手に領収書を入手し、ウラの領収書を発行して、医院に入金しないことを防ぐため）

(10)小さな不正、誤りを発見した場合
始末書をとるなど、厳重に対処し、再犯は懲戒解雇といった姿勢を示すなどが必要

(11)できるだけ、初期の段階で発見する
上記のような管理を行なうことは、事務量を増加することになるが、いったん発生した場合のダメージを避けるためには、経営者が行なうべき最低限必要な管理とお考えください。
(12)窓口差額について
窓口差額は、診療値引、減点、返戻等、様々の要因で発生しますが、従業員による横領が原因となっていることもありますのでご注意ください。

(13)小口現金について
３万～５万程度で、医院の実情に応じて、月２回程度スタッフに預ける金額を設定してください。支払については、必ず医院名を記入した領収 書をとってください。レジペーパー等がある場合は領収書なしでも可。領収書のとれない支出は、市販の出金伝票等に支払理由を、記入させてください。毎日、現金と帳面の残を照合させて下さい。１件○円までは、小口払いというルールを決めてください。現金過不足が生じた場合、速やかに報告書を提出させてください。

いかがでしたでしょうか。日本クレアス税理士法人大阪本部では、税務会計の面だけではなく、先生方の経営面のサポートもさせて頂きます。お困りごとがありましたら、お気軽にお問い合わせください。